文档控制和管理
文档控制和管理对任何企业都是至关重要。它提供了一种方式在正确的时间分享正确的信息。虽然这是令人向往的结果，但实际上实现这些结果会面临显著的挑战。为了应对所面临的挑战，企业的业务必须随着随时都可能的改变（例如，人员改变，客户需求改变，管理要求改变，等等）而随机应变。其结果就是，在文档管理过程中几百个小时被不必要地浪费掉了，包括：
-
无法搜索和快速查找所需文件
-
管理“单一信息源”可以发现所有的最新和最高版本的文件
-
管理严格的内部和外部的合规性要求
-
管理和跟踪每次文件的更改
-
使用错误版本的文档
-
由于文件缺乏一致性而造成混乱
-
日常工作中出现未经授权而更改的文件并被使用
-
在管理目录，文件和电子邮件中，增加了没有价值的管理时间以协调审批和分发过程
QAD QMS文档控制和管理系统通过整个文档管理流程包括编辑、路径和批准的自动化进而取消了文件的手工管理和分发。该系统包括完整的版本控制和以前版本的存档，及为控制每个文件进行的全面的审计跟踪。该系统最终充当用户的单源的智库中心，可以访问所有存储的文件的最新和最高的版本。其优点包括：
-
通过各个方面的工程变更请求过程的完全自动化减少了时间和努力。
-
通过轻松地以控制的并适应不同的文档类型的特定需求的模板文件来减少创建文档的时间。
-
通过工作流管理软件在文档工作流程中自动化创建，发布和审批任务以减少文档控制和管理的成本。
-
通过自动跟踪和监控任何及所有文档的状态以减少时间和金钱。
-
通过在一个中心存储库中存储最新版本的文件以消除由于使用不正确的文件带来的不必要的成本、时间及不合规。
-
消除花在查找批准的，进行中的和作废的文件的时间以确保符合所有的质量要求包括ISO 9000/9001, ISO 13485, ISO 14000/14001, ISO 14971, ISO 17025, ISO 22000, HACCP, TS 16949; TL 9000; AS 9100; cGxP, 21 CFR Part 11, QSR Title 21 Part 820, A2LA, OHSAS 18001。
具体特征描述：
-
利用文件保险箱功能以最大限度地提高文件的安全性，防止用户通过“后门”访问文件。
-
在创建工作流和文档分类中的完整用户可配置性。
-
完整访问所有文件的历史包括文件的以前版本以维护审计线索。
-
将文档转换到PDF格式再履行批准手续，以防止用户未经授权进行文档打印，保存或复制。
-
通过自动化PDF文件生成和虚拟文件存储位置的启用使得与局域网和/或公共网站无缝集成。
-
防止员工进行未经授权的更改，并确保只有最新的版本可供参考。
-
强大的搜索引擎使得既可以搜索文档本身的主体文本也允许搜索以关键字和参数提示的元数据。
-
当文件的变化引起显著的培训需要时，系统能链接文件到人力资源系统，以自动生成针对每个具有相应的特定技能的员工的培训需求。
-
整合电子工程变更请求消除进一步手工文档管理以提高项目协作。
-
根据职责和级别定义个人接收文件变更、审批和分发的通知的顺序。
-
手动启用文件相关的（图画、引用、程序等）分组和组织。
-
过滤和排序的方便与快捷，使得文件的定位和打印高效。
-
批量更改和替换实用工具使得多个文件可以同时被修改，并重新分配责任人。
-
同时创建多个更改记录，每个更改支持唯一批准列表。
-
控制和自动管理硬拷贝和电子拷贝的分发，使用户得到修订级别更改的通知。
-
轻松点击鼠标查看文件原始格式。
-
通过自动跟踪并以图形化报告的关键处理指标的趋势分析，增加文件更改过程的效率（例如，变化周期时间，个别审批时间等。
